Os principais benefícios de utilizar documentos digitais

As empresas, cada vez mais, estão transformando os seus documentos “em papel” em documentos “digitais”. O gerenciamento de documentos sempre foi essencial para as operações comerciais, mas os métodos atuais diferem muito do passado.

A aderência de um software de gerenciamento de documentos está cada vez maior no Brasil, se sua empresa não começou a fazer a troca, você já está atrás da concorrência.

Várias tendências surgiram recentemente nas práticas de gerenciamento de documentos e muitas têm o potencial de resistir com o passar do tempo. Alguns já existem há anos, mas agora estão começando a se tornar comuns. Alguns, no entanto, são novos no mundo dos softwares de gerenciamento de documentos.

Abaixo é possível avaliar os principais benefícios de utilizar documentos digitais:

Veja também: Gestão de documentos: conceito e como colocar em prática na sua empresa

1. Documentos em Nuvem

Apesar de muitos sistemas não terem essa possibilidade, softwares em nuvem, começaram a ganhar popularidade. Cada vez mais, fica claro que a nuvem chegou para ficar.

O sistema em nuvem revolucionou o software em geral e teve um impacto profundo nos sistemas de gerenciamento de documentos. A nuvem garante que os documentos estejam disponíveis a qualquer momento e em qualquer lugar. Com o sistema em nuvem, você não precisa estar em um computador específico ou em uma rede fechada para acessar seus arquivos. Tudo o que você precisa é de uma conexão com a Internet.

O gerenciamento de documentos baseado na nuvem torna uma solução para empresas de pequeno e grande porte. Como oferece facilidade de acesso e custos reduzidos, a computação em nuvem gera os melhores sistemas de gerenciamento de documentos.

2. Elaboração do Databook

Se a sua empresa tem a política de geração de Databook, uma boa gestão dos seus documentos é fundamental.

Organizar documentos em geral de um produto é bem complexo. Tendo um sistema, fica bem fácil “amarrá-los” a um projeto e, em alguns cliques, buscar de forma bem rápida os documentos, em uma sequência pré-definida.

3. Tempo

Quem nunca escutou a expressão “Tempo é dinheiro”?

Uma boa administração do seu tempo pode acarretar em redução de custo. Sempre que desperdiçamos tempo, podemos estar deixando de fazer algo de valor.

Em muitas empresas, tem-se armários, gavetas, pastas, entre outras, como formas de armazenar documentos. Muitas guardam documentos de anos. Mesmo tendo uma boa organização, é difícil encontrar um documento do passado.

Quando olhamos para um Software que tem a gestão desses documentos, o seu tempo de busca por um documento do passado, reduz drasticamente. Em alguns cliques, você conseguirá acessá-lo de qualquer lugar.

4. Segurança

Transformar os documentos “em papel” em “digitais” traz a prevenção de situações, como: molhar, rasgar, amassar, entre outros fatores.

Mas, quando se tem o controle de documentos de forma digital, tem-se também a preocupação da segurança da informação, mas de outras formas. Para isso, um bom Software de gestão de Documentos tem que ter:

• Restrição de usuários por modelos de documento;
• Assinatura digital
• Bloquear alteração de documentos após
• Entre outros fatores

5. O meio Ambiente agradece

Com a troca do papel pelas plataformas digitais, uma empresa reduz bruscamente o consumo de papeis. Reduzindo, com isso, o número de árvores a serem cortadas diariamente. Cooperando com a preservação do Ambiente.

6. Custo

A redução de custo ao trocar os documentos “em papel” para os “digitais”, não está somente ao diminuir o consumo de papeis na empresa. Além do tempo, que foi visto em um dos itens acima, tem-se também os seguintes pontos:

• Não será preciso ter o custo de envio de documentos
• Redução da Impressão
• Muitas das vezes, a empresa tem funcionários só para gerenciar os documentos
• Espaço físico

Veja como funciona um sistema para documentos digitais

Agora que você já conhece os benefícios de usar documentos digitais na sua empresa, chegou a hora de ver como funciona um sistema para a gestão desses documentos.

Sendo assim, recomendo que você assista uma demonstração do Nomus ERP Industrial e veja na prática como o sistema funciona.

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