Contagem de estoque: como fazer e como melhorar o procedimento

A contagem de estoque é o processo de contar fisicamente todos os produtos e materiais da sua empresa.

O objetivo principal dessa contagem é se certificar que o seu estoque físico é o mesmo do estoque indicado no seu sistema de gestão.

Uma empresa que possui a contagem de estoque em dia e os níveis de estoque indicados são confiáveis, tem diversos benefícios, como por exemplo:

• Reduzir perdas e furtos
• Aumentar o capital de giro
• Tornar o processo de compras mais preciso
• Entre outras

Neste artigo você vai conhecer como fazer a contagem de estoque de forma correta na sua empresa para que possa usufruir desses benefícios. Vamos lá:

Tipos de contagem de estoque

Existem duas formas mais comuns de contagem de estoque, o inventário de estoque rotativo e o inventário geral.

Inventário rotativo

Esse também é chamado de inventário cíclico e acontece com uma frequência determinada, como diariamente ou semanalmente.

Ele também separa os diferentes setores da sua empresa por categorias para fazer contagens separadas.

Inventário geral

Esse tipo de contagem é a contagem do estoque da empresa inteira de uma vez.

Nessa modalidade, a empresa precisa envolver muitas pessoas no processo e por isso precisa capacitar todos os envolvidos para garantir a contagem correta dos materiais.

Verifique se o seu controle de estoque está funcionando

Antes de começar a fazer a contagem dos estoques da sua empresa, é recomendado que você faça algumas checagens importantes para garantir que o seu controle de estoque e materiais esteja funcionando.

O objetivo é evitar que você já perca o controle do seu estoque logo após a contagem. Afinal, se o seu sistema não estiver funcionando corretamente, pouco adiantará realizar a contagem.

Então verifique se as entradas, as vendas e as movimentações internas estão de fato movimentando o estoque no seu sistema e que tudo que acontece no mundo real esteja sendo apontado no seu sistema de gestão.

Passos da contagem de estoque geral

Agora vamos ao passo a passo para a sua empresa realizar uma boa contagem de estoque geral e garantir que os dados do seu controle de estoque estejam atualizados. Vamos lá:

Passo 1: planejamento da contagem

A contagem de estoque começa com um planejamento da atividade. O recomendado é que ele seja feito com pelo menos 30 dias antes da contagem, já que pode envolver muitas pessoas.

Nessa etapa, sua empresa deve:

• Definir uma data (com horário) para a contagem
• Conversar com a equipe de compras para comprar apenas o necessário até a contagem
• Adie entregas de fornecedores para depois do dia da contagem

Dessa forma a sua empresa terá menos itens no estoque e a contagem geral será facilitada.

Passo 2: organize o pessoal

Agora sua empresa precisa determinar quais serão as pessoas que deverão participar da contagem de estoque.

Lembre-se que a contagem requer algumas características do profissional, como concentração e conhecimento em matemática. Portanto, coloque isso em mente na hora de escolher o pessoal.

Além disso, defina alguns responsáveis por etapas fundamentais da contagem. Como por exemplo, definir uma pessoa para ser responsável pelo sistema de gestão e uma pessoa para realizar conferências na contagem.

Por fim, existe também a opção de terceirizar essa contagem. É recomendado para empresas que estão começando ou não possuem pessoal disponível para essa atividade.

Passo 3: preparação

Nesta etapa sua empresa precisa preparar todos os materiais e ferramentas que a sua equipe precisará para realizar a contagem de estoque.

Ou seja, certifique-se que itens como, planilhas, calculadoras, coletores etc estarão disponíveis na quantidade necessária.

Além disso, garanta itens como alimentos e bebidas para que a sua equipe possa descansar durante a contagem, que pode levar horas e ser bem cansativa.

Passo 4: organizar o estoque

Agora é preciso se certificar que o seu estoque esteja organizado para a contagem. Isso é fundamental para o sucesso da atividade.

Converse com o setor de estoque da sua empresa algumas semanas antes da contagem e oriente a equipe a organizar os produtos e materiais.

Leia também: 5S – O que é 5S e como implementar o programa na sua empresa

Passo 5: treinamento

Nesta etapa a sua empresa deve capacitar todos os envolvidos na contagem para garantir que todos saibam o que fazer e também a importância da atividade.

O ideal é que você crie um procedimento detalhado explicando como realizar a contagem e quais as boas práticas no processo.

Explique bem como usar as ferramentas da contagem e utilize exemplos para deixar bem claro como o procedimento deve ser feito.

Além disso, mostre erros comuns em processos de contagem, principalmente com produtos mais difíceis de serem contados.

Passo 6: determinar as equipes

Agora é preciso determinar quais serão as equipes de contagem e o que cada uma irá contar no dia.

Escolha as pessoas com maior facilidade para contar os itens mais difíceis e organize o seu pessoal de acordo com o volume do seu estoque.

Passo 7: revisão

Esse passo é realizar uma revisão dos passos anteriores para garantir que esteja tudo certo para a sua contagem. Normalmente é feito no dia anterior a contagem de estoque.

É recomendado que faça um checklist dos itens e assim verifique se está tudo certo.

Passo 8: realize a contagem de estoque

Agora chegou a grande hora da contagem de estoque. Reúna a equipe e garanta que todos entendam a importância dessa atividade e como ela deve ser levada de forma séria.

Durante a contagem, peça para que os responsáveis pelas conferências realizem outras contagens em amostras para garantir que a contagem está correta.

Caso encontre muitos erros com uma pessoa ou equipe, peça uma nova contagem ou troque de setor.

Quando um setor tiver a contagem encerrada, feche-o e pegue os dados coletados.

Esses dados devem ser passados então para a pessoa responsável pelo sistema de gestão.

Passo 9: validação e análise

Uma etapa interessante é realizar uma validação da sua contagem. Pegue por exemplo os itens que mais apresentaram erros durante a contagem e verifique se estão corretos.

Por fim, analise os resultados da sua contagem, como por exemplo, quais foram os itens com maior divergência e por que apresentaram esses problemas.

Sistema para controle de estoque

Agora que você já entendeu como se preparar e realizar a contagem de estoque na sua empresa, chegou a hora de escolher um bom sistema para controlar e gerenciar o seu estoque.

Para isso, recomendo que assista:

Demonstração do Nomus ERP Industrial

Esse é o sistema de gestão desenvolvido pela Nomus e que é capaz de realizar todo o controle do estoque de materiais e produtos da sua empresa.

Fique a vontade para entrar em contato caso tenha alguma dúvida ou precise de ajuda nesse tema.

Até a próxima!

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