Gestão de recursos: como gerenciar os recursos dos projetos da sua indústria

A gestão de recursos é a atividade de identificar, organizar e gerenciar os recursos humanos e materiais de um determinado projeto.

No mundo da gestão de projetos, é comum vermos dois tipos de gestão de recursos: os recursos humanos ou de equipe e os recursos materiais ou físicos.

Neste artigo vamos ver o que é a gestão de recursos e quais são as dicas práticas para melhorar o gerenciamento na sua indústria. Vamos lá:

O que é a gestão de recursos

Como falei anteriormente, a gestão de recursos é composta de todas as atividades relacionadas a gerenciar os recursos de um projeto.

A área é dividida entre os recursos de equipe e recursos materiais, sendo elas:

• Recursos de equipe (humanos): o gestor precisa montar a equipe, delegar atividades e responsabilidades de acordo com o perfil de cada profissional.
• Recursos materiais: o gestor precisa organizar os materiais, espaço físico, máquinas e outros equipamentos necessários para executar o projeto desejado.

Para fazer uma boa gestão de recursos, é recomendado seguir algumas boas práticas da atividade.

Abaixo vamos listar algumas dicas práticas para que você consiga fazer essa atividade de forma melhor no seu negócio. Vamos lá:

Veja também: Entendendo o verdadeiro sentido de ter um PCP nas organizações

1. Planejamento da gestão de recursos

Como a maioria das atividades gerenciais, a gestão de recursos começa com um bom planejamento.

Nessa etapa o gerente de projetos precisa definir de qual forma os recursos materiais e humanos serão previstos, obtidos, gerenciados e finalmente controlados durante o andamento do projeto.

O objetivo principal neste passo é montar o plano de gerenciamento de recursos, que deve conter:

• Como classificar os recursos
• Como alocar os recursos
• Como liberar os recursos
• Quais atividades de cada pessoa da equipe
• Quais são as permissões de cada um
• Qual será o treinamento da equipe
• Quais as responsabilidades do gerente do projeto (que normalmente não é responsável funcional dos recursos)

Os benefícios de estruturar bem esse documento é evidenciar as expectativas e responsabilidades do projeto, reduzindo desinformação e possíveis frustrações dos envolvidos.

2. Estimar os recursos

A segunda etapa é a de estimação dos recursos necessários para realizar as atividades do projeto.

Neste passo o gestor do projeto deve se reunir com sua equipe para estimar quais características e quantias de recursos materiais e humanos serão necessários para concluir o projeto.

Para executar esse passo, o gestor pode usar técnicas como:

• Estimativa análoga
• Estimativa bottom-up
• Estimativa paramétrica

Além disso, é comum que essa atividade seja repetida diversas vezes durante o projeto.

Uma sugestão para ajudar nessa etapa é utilizar uma estrutura analítica de recursos, representando de forma organizada os recursos por sua categoria. Além disso, lembre-se que dependendo do projeto, é preciso ter conhecimentos das leis que podem ser aplicadas a execução das tarefas.

3. Obter os recursos

Neste passo o gerente de projetos e sua equipe devem de fato adquirir os recursos materiais e de equipe requeridos para executar e concluir o projeto.

Existem duas formas de obter recursos para um projeto, sendo elas:

• Recursos internos
• Recursos externos

Os recursos de origem interna já estão disponíveis na empresa e é possível adquiri-los negociando com os setores da própria indústria.

Os recursos de origem externa precisam ser adquiridos de outras empresas, onde a sua equipe terá que fazer o processo de aquisição, com avaliação de fornecedores, negociação de propostas e finalização das compras.

4. Preparo da equipe

Nesta etapa o gerente de projetos deve capacitar a equipe a completar as atividades necessárias para finalizar o projeto.

É preciso selecionar os profissionais que ainda não estão qualificados e instruí-los através de cursos, palestras e treinamentos.

Por fim, avalie também se esse preparação é de fato viável ou se é mais vantajoso realizar novas contratações ou terceirizações.

Vale ressaltar que o gestor deve analisar se as habilidades que estão em falta na equipe são recorrentes ou se são apenas algumas tarefas pontuais.

5. Acompanhar a equipe

Após o treinamento e capacitação, é preciso acompanhar o progresso da equipe no desenvolvimento das atividades do projeto.

O objetivo é ajudar a resolver problemas que podem atrapalhar a execução das atividades e assim motivar a equipe a seguir a diante.

Além disso, fica nessa etapa todo o quesito de liderança, como inspiração, gerenciar conflitos, desenvolver desafios e reconhecimento.

Veja também: 9 dicas para aprimorar a comunicação na gestão de projetos

6. controlar os recursos

O controle dos recursos do projeto serve para garantir que os recursos alocados estejam disponíveis quando necessários.

Além disso, caso a quantidade planejada de recursos não esteja alinhada com a quantidade real, o controle de recursos deve resolver a situação o quanto antes.

Nesta etapa o gestor deve gerar relatórios com o desempenho do projeto e assim solicitar mudanças quando necessárias.

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